Personal Assistant - Düsseldorf

Wir, als Arla – eine europäisch agierende Molkereigenossenschaft mit über 19.000 Mitarbeitern und knapp 8.600 Landwirten – stehen für eine starke Gemeinschaft mit ausgeprägten skandinavischen Werten und starken Wurzeln in unseren lokalen Märkten. Unser genossenschaftliches Prinzip ermöglicht uns besondere Nähe zu unseren Landwirten – den Eigentümern von Arla – und motiviert uns jeden Tag aufs Neue nur das Beste für unsere Landwirte, Kollegen, unsere Milch, unsere Verbraucher und unsere Umwelt zu tun! Wir sind überzeugt: Gemeinsam erreichen wir die besten Ergebnisse!

Im Rahmen einer Nachbesetzung suchen wir für unsere Deutsche Zentrale in Düsseldorf zum nächstmöglichen Zeitpunkt nicht einfach nur EINE Persönliche Assistenz für unsere Geschäftsführerin, sondern wir suchen genau DIE PA! Eine Persönliche Assistenz, die mehr ist als „nur“ die rechte Hand, die mehr ist als „nur“ Unterstützung. Als vollwertiges Mitglied des Deutschen Leadership Teams suchen wir das Herzstück für die Organisation und einen Sparrings Partner.  

Was dich bei Arla erwartet

• Unterstützung der Geschäftsführung der Arla Foods Deutschland GmbH im Sekretariats- und Verwaltungsbereich auf hohem Niveau mit Kenntnissen über die Organisationsstruktur, Strategie, etc.
• Erstellung von Kommunikationsunterlagen, Entscheidungsvorlagen und Übersetzungen für die interne und externe Kommunikation verbunden mit der Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation – intern und extern
• Selbstständige und pro-aktive Durchführung aller anfallenden Sekretariats- und administrativer Aufgaben (z.B. wie Termin-,  Meeting und Kalendermanagement, Reisemanagement, etc.)
• Koordination sowie selbständige Organisation und Durchführung von Projekten / Projektaufgaben inkl. Recherchearbeit, Konzeptionierung, Einholung von Angeboten und Budgetverantwortung (z.B. Events, Board Meetings, etc.)
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses als Schnittstelle zum Leadership Team, den Teams, Kunden und Steakholdern
• Als Teil des Deutschen Management Teams Unterstützung und Ausführung von Protokollen, Aktionsplan-Follow-ups und gemeinsame Vorbereitung & Planung der Tagesordnungen und Materialien für Sitzungen
• In enger Zusammenarbeit mit den anderen PA´s am Standort verantwortlich für einen reibungslosen Ablauf abteilungsübergreifend
• Planung, Organisation und Übernahme von Aufgaben, Projekten und Verantwortlichkeiten, einschließlich der vom Geschäftsführer zugewiesenen Ad-hoc-Aktivitäten

Was du mitbringst

• Erfolgreich abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit dem Schwerpunkt Kommunikationswissenschaft

• Fundierte Erfahrung nicht nur in ähnlicher Funktion, sondern auch im gleichen internationalen Industrieumfeld, idealerweise aber FMCG
• Starkes Know-How über (matrixorganisierte) Unternehmensstrukturen und Strategien verbunden mit Erfahrungen in der Leitung und Verwaltung funktionsübergreifender Projekte
• Leading without power – reflektierte Führungsfähigkeit und nachweisliche erste Kenntnisse in diesem Bereich
• Durch eine Affinität zu IT-Systemen und versierter Umgang mit dem MS-Office-Paket – Sicherheit in der Erstellung von Präsentationen
• Fließend in Deutsch und Englisch, tiefes Verständnis des deutschen Marktes und der deutschen Kultur
• Charismatische Persönlichkeit mit schneller Auffassungsgabe sowie souveränes Auftreten & Eloquenz, intellektuelle Kompetenz mit Menschen auf allen Ebenen der Organisation zu interagieren sowie eine ausgeprägte lösungsorientierter Denkweise
• Sicheres Urteilsvermögen, schnelle Auffassungsgabe und analytisches Denkvermögen sowie Loyalität, Verschwiegenheit und Integrität

Das bieten wir

• Work-Life-Balance: Work-Life-Balance: ​Eine Zeiterfassung mit flexibler Arbeitszeitgestaltung – auch von zuhause​​

• Kultur: Unsere einzigartige, skandinavische Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen innerhalb unserer genossenschaftlichen Struktur , ebenso wie ein hohes Maß an Wertschätzung insbesondere durch unsere Feedback-Kultur beispielsweise mit 1:1 Gesprächen
• Weiterentwicklung: Zugriff auf unsere Learning-Library für Online-Trainings und weltweite Karrieremöglichkeiten 
• Mitarbeitervergünstigungen: Ermäßigungen auf unsere gesamtes Produktportfolio und Zugang zum Corporate Benefits Programm mit attraktiven Rabatten zum Beispiel in Fitnessstudios 
• Nachhaltigkeit: Hoher Anspruch unseres starken Nachhaltigkeitsgedankens
• Standort: Kulinarische Verpflegung in unserem Betriebsrestaurant mit täglichen, frischen Gerichten–natürlich verfeinert mit unseren Arla-Produkten und einen Starbucks-Corner. Zudem ist unsere Deutschlandzentrale durch die gute Verkehrsanbindung mit Bahnstation und Autobahn gut erreichbar. Außerdem bieten wir noch ein Jobticket und kostenfreie Mitarbeiterparkplätze an.

Dein Weg zu Arla

Bitte bewerben Sie sich über unsere Webseite www.arlafoods.de unter Angabe Ihres Gehaltswunsches und Ihrer Verfügbarkeit. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Katharina Klara Jessen, HR Sourcing Consultant, unter +49- 172 – 587 57 88. Bitte geben Sie an, auf welchem Wege Sie auf diese Stellenanzeige aufmerksam geworden sind.

Equal opportunity

Arla Foods is a company with equal opportunities for everyone regardless of age, race, gender or any other criteria that is not a professional qualification for an open position. Purely for reasons of readability we have chosen to create all our job postings in male format. We explicitly look forward to all applications regardless if the candidate is male, female, diverse and will also exclude any other criteria from our screening process that is not professional qualification.

Agency disclaimer

Arla Foods Deutschland has chosen carefully selected external vendors (“Headhunter”) to work on specific roles and we hold long term working relationship with them. Arla Foods Deutschland is not seeking any new partners until further notice. Therefore, we are asking you to refrain from any contact requests by phone, e-mail or in any other way towards any Arla Foods representatives. Please note that all candidate resumes that are send to us without a written and signed search assignment will be deemed made available free of costs.

As part of a replacement for our German Head Office in Düsseldorf, we are not just looking for ONE Personal Assistant for our Managing Director as soon as possible, but we are looking for exactly THE PA! A Personal Assistant who is more than "just" the right hand, who is more than "just" support. As a fully-fledged member of the German Leadership Team, we are looking for the heart of the organisation and a sparring partner. 

What you can expect at Arla

• Provide high level secretarial and administrative support to the management of Arla Foods Deutschland GmbH with knowledge of the organisational structure, strategy, etc.

• Preparation of communication documents, decision papers and translations for internal and external communication combined with ensuring smooth communication - internally and externally
• Independent and pro-active execution of all secretarial and administrative tasks (e.g. appointment, meeting and calendar management, travel management, etc.)
• Coordination and independent organisation and implementation of projects / project tasks incl. research work, conception, obtaining offers and budget responsibility (e.g. events, board meetings, etc.)
• Ensuring a smooth flow of information as an interface to the leadership team, the teams, customers and stakeholders
• As part of the German Management Team, support and execution of minutes, action plan follow-ups and joint preparation & planning of agendas and materials for meetings
• In close cooperation with the other PAs at the location, responsible for a smooth process across departments
• Plan, organise and take ownership of tasks, projects and responsibilities, including ad-hoc activities assigned by the Managing Director

What you bring with you

• Successfully completed business studies, ideally with a focus on communication science
• Sound experience not only in a similar function, but also in the same international industry environment, ideally FMCG
• Strong knowledge of (matrix-organised) corporate structures and strategies combined with experience in leading and managing cross-functional projects
• Leading without power - reflective leadership skills and demonstrable initial knowledge in this area
• An affinity for IT systems and adept handling of the MS Office package - confidence in creating presentations
• Fluent in German and English, deep understanding of the German market and culture
• Charismatic personality with a quick grasp and confident manner & eloquence, intellectual competence to interact with people at all levels of the organisation and a strong solution-oriented mindset
• Sound judgement, quick perception and analytical thinking as well as loyalty, discretion and integrity

We have a purpose for Good

At Arla, we strive to unlock the highest potential in each other while working together to create a sustainable future of dairy. We call it Stronger People Stronger Planet and it is deeply anchored in our organisation and founded on our commitment to respecting human rights, increasing access to healthy dairy nutrition, inspiring good food habits, and improving the environment for future generations. In order to succeed we need to hire people with a sustainable mindset. Could this be you?

BEWARE! RECRUITMENT FRAUD

It has come to our attention that there are a number of fraudulent emails and fake recruitment campaigns on the internet from people purporting to work for Arla Foods. Learn more via this link.

#LI-KJESR

Ref.: 92512